Daňová evidence OSVČ, výdajový paušál a paušální daň

Tři režimy OSVČ a účetnictví

Fyzická osoba podnikatel je účetní jednotkou jen v případech podle § 1 odst. 2 zákona o účetnictví, hlavně když je zapsána v obchodním rejstříku, když obrat za předchozí kalendářní rok přesáhl 25 000 000 Kč, nebo když se pro účetnictví rozhodne sama. Při překročení obratu je účetní jednotkou od 1. ledna následujícího roku, ale účetnictví vede až od 1. ledna roku dalšího (§ 4 odst. 3 zákona o účetnictví). Ostatní OSVČ volí mezi třemi režimy.

Paušální daň nahrazuje daň z příjmů, sociální i zdravotní pojištění jednou měsíční platbou. Daň a pojistné se skutečnými výdaji i s paušálem spočítá kalkulačka daně OSVČ, srovnání s paušální daní kalkulačka paušální daně.

Co se v daňové evidenci eviduje

Daňová evidence slouží ke stanovení základu daně a daně z příjmů a obsahuje údaje o příjmech a výdajích v členění potřebném pro zjištění základu daně a o majetku a dluzích (§ 7b odst. 1 zákona o daních z příjmů). Formu zákon nepředepisuje.

• Peněžní deník: přijaté a zaplacené částky po dnech, rozdělené na daňové a nedaňové; je to zavedená praxe, ne zákonný název.
• Kniha pohledávek a dluhů: nezaplacené vydané a přijaté faktury.
• Karty dlouhodobého hmotného majetku s odpisy a evidence zásob.
• Pokladní kniha a mzdová evidence, má-li OSVČ zaměstnance.

Daňová evidence pracuje s penězi, které skutečně přišly nebo odešly. Nezaplacená faktura proto základ daně neovlivní, dokud není uhrazena; do té doby je jen v evidenci pohledávek a dluhů. Výdajem nejsou výdaje na pořízení hmotného majetku (§ 25 odst. 1 písm. a)), sociální a zdravotní pojištění OSVČ za sebe (§ 25 odst. 1 písm. g)) ani výdaje na osobní potřebu (§ 25 odst. 1 písm. u)).

Hmotný majetek se oceňuje podle § 29, dluhy jmenovitou hodnotou a peníze a ceniny také jmenovitou hodnotou (§ 7b odst. 3). K poslednímu dni roku zjistí OSVČ skutečný stav zásob, hmotného majetku, pohledávek a dluhů, provede o tom zápis a o rozdíly upraví základ daně (§ 7b odst. 4). Evidenci uschovává za všechna období, pro která neuplynula lhůta pro stanovení daně (§ 7b odst. 5).

Řešený příklad – daňová evidence a účetnictví

Grafické studio Jana Malá (OSVČ, neplátce DPH) má v listopadu a prosinci 2026 tyto případy: 10. 11. vystaví fakturu za grafický návrh na 50 000 Kč, zákazník zaplatí až 5. 1. 2027. 20. 11. přijme fakturu za tisk na 8 000 Kč a 25. 11. ji zaplatí. 30. 11. zaplatí zálohu na sociální pojištění 5 005 Kč a 15. 12. si z účtu převede 20 000 Kč pro osobní potřebu.

Vydaná faktura do peněžního deníku za rok 2026 vůbec nepřijde, protože peníze dorazí v lednu. Základ daně za rok 2026 tyto případy sníží o 8 000 Kč a příjem 50 000 Kč se zdaní v roce 2027.

V účetnictví patří výnos 50 000 Kč i náklad 8 000 Kč do roku 2026, kdy vznikly, bez ohledu na platbu (§ 3 odst. 1 zákona o účetnictví); výsledek roku 2026 je tedy o 42 000 Kč vyšší. Vlastní pojistné a výběry se v praxi účtují na vrub účtu 491 Účet individuálního podnikatele, nákladem nejsou. Kdy podnikatel musí účtovat, vysvětluje kapitola Úvod do účetnictví.

Majetek a odpisy v daňové evidenci

Hmotným majetkem jsou mimo jiné movité věci se vstupní cenou nad 80 000 Kč a provozně-technickými funkcemi delšími než jeden rok, budovy a stavby (§ 26 odst. 2). Jejich pořízení výdajem není; výdajem jsou daňové odpisy (§ 24 odst. 2 písm. a)). Věc do 80 000 Kč hmotným majetkem podle § 26 není a její cena je výdajem při zaplacení.

• Majetek se v prvním roce zařadí do odpisové skupiny podle přílohy č. 1; doba odpisování je nejméně 3 roky ve skupině 1, 5 let ve skupině 2 a 10 let ve skupině 3 (§ 30 odst. 1). Počítače patří do skupiny 1.
• OSVČ volí rovnoměrné (§ 31), nebo zrychlené odpisování (§ 32). Roční odpis lze uplatnit z majetku, který má na konci roku, i když ho koupila v prosinci (§ 26 odst. 6).
• Odpisy uplatňovat nemusí a může je přerušit; při dalším odpisování ale pokračuje, jako by přerušeno nebylo (§ 26 odst. 8).
• Při prodeji nebo likvidaci odpisovaného majetku je výdajem jeho daňová zůstatková cena (§ 24 odst. 2 písm. b)).
• Za vozidlo používané k podnikání lze místo výdajů na dopravu podle § 24 odst. 2 písm. k) uplatnit paušální výdaj 5 000 Kč za každý celý měsíc, nejvýše za 3 vozidla; při částečném soukromém použití 80 % této částky (§ 24 odst. 2 písm. zt)).

Sazby 20 % a 40 % pro skupinu 1 stanoví § 31 odst. 1, koeficienty 3 a 4 pro zrychlené odpisování § 32 odst. 1. Odpisy pro jiné částky spočítá kalkulačka odpisů; účetní odpisy, které vedou s.r.o., popisuje kapitola Dlouhodobý majetek.

Výdajový paušál

Místo prokázaných výdajů může OSVČ uplatnit výdaje procentem z příjmů (§ 7 odst. 7). Paušál pak zahrnuje veškeré výdaje spojené s podnikáním (§ 7 odst. 8), takže vedle něj nelze uplatnit žádné další výdaje ani odpisy.

• I s paušálem musí OSVČ vést záznamy o příjmech a evidenci pohledávek (§ 7 odst. 8).
• Odpisy majetku vede po dobu paušálu jen evidenčně a o tuto dobu se odpisování neprodlužuje (§ 26 odst. 8).
• Způsob uplatnění výdajů podle § 7 odst. 7 nelze zpětně měnit.
• Plátce DPH výdajový paušál použít může, evidenci pro účely DPH ale vede vždy (§ 100 zákona o DPH).

Paušální daň

Paušální daň platí OSVČ jednou měsíční platbou, která zahrnuje zálohu na daň z příjmů, na sociální a na zdravotní pojištění (§ 38lk odst. 2). Je-li roční daň rovna paušální dani, OSVČ nepodává daňové přiznání (§ 38lh odst. 1) ani přehledy pro správu sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovnu (§ 15 odst. 1 zákona č. 589/1992 Sb. a § 24 odst. 2 zákona č. 592/1992 Sb.).

• Vstup oznámíte finančnímu úřadu do 10. ledna; kdo zahajuje podnikání později, nejpozději v den zahájení (§ 38lc odst. 1 a 2). Opožděné oznámení je neúčinné (§ 38lc odst. 6).
• OSVČ nesmí být plátcem DPH (s výjimkou identifikované osoby), společníkem v.o.s. ani komplementářem k.s. a nesmí mít příjmy ze zaměstnání kromě příjmů zdaněných srážkou (§ 2a odst. 1 a § 7a odst. 1).
• Vedle příjmů z podnikání smí mít příjmy z kapitálu, nájmu a ostatní příjmy úhrnem nejvýše 50 000 Kč (§ 7a odst. 1 písm. b) bod 4).
• Platba je splatná do 20. dne měsíce, za který se platí, na společný osobní daňový účet (§ 38lk odst. 5 a 6).
• Daň se rovná paušální dani, slevy na dani ani daňové zvýhodnění na děti proto v tomto režimu uplatnit nelze.

Přechod mezi režimy

Při změně režimu se nesmí stát, že by nějaký příjem nebyl zdaněn nebo výdaj uplatněn dvakrát. Zákon proto ukládá upravit základ daně za poslední rok dosavadního režimu (§ 23 odst. 8 zákona o daních z příjmů).

Pohledávky a nespotřebované zásoby základ daně zvýší, dluhy ho sníží. Úpravu podáte dodatečným přiznáním za předchozí rok; když ho podáte a daň zaplatíte nejpozději ve lhůtě pro přiznání za rok, ve kterém ke změně došlo, nejste v prodlení. Při přechodu do účetnictví lze hodnotu zásob a pohledávek zahrnout do základu daně jednorázově v době zahájení účetnictví, nebo postupně během 9 zdaňovacích období (§ 23 odst. 14).

V účetnictví se pak stavy majetku a dluhů z daňové evidence převedou k prvnímu dni účetního období jako počáteční zůstatky rozvahových účtů. U odpisovaného majetku se sestaví odpisové plány a oprávky odpovídají odpisům, které by se podle plánu účtovaly do přechodu. Rozdíl aktiv a pasiv jde na účet skupiny 49 (§ 61b vyhlášky č. 500/2002 Sb.).

Obrat za rok 2025 nad 25 000 000 Kč z pekaře udělal účetní jednotku od 1. 1. 2026 a účetnictví vede od 1. 1. 2027 (§ 1 odst. 2 písm. e) a § 4 odst. 3 zákona o účetnictví); rok 2026 je tak posledním rokem daňové evidence. Aktiva po odečtení oprávek činí 2 970 000 Kč, dluhy 1 320 000 Kč a rozdíl 1 650 000 Kč se zapíše na účet 491. Pekař zároveň upraví základ daně za rok 2026: o dluhy 420 000 Kč ho sníží a zásoby 180 000 Kč a pohledávky 650 000 Kč zahrne jednorázově, nebo rozloží podle § 23 odst. 14.

Jak daňovou evidenci vede Saldo

OSVČ v daňové evidenci, s výdajovým paušálem i v paušální dani vidí peněžní deník: úhrady faktur, pokladní doklady a zaúčtované bankovní pohyby podle data úhrady, rozdělené do kategorií příjmů (P01 až P04) a výdajů (V01 až V15). Neutrální kategorie, například pořízení dlouhodobého majetku (V80), pojistné OSVČ (V91) nebo osobní spotřeba (V92), základ daně nemění. U plátce DPH vstupuje do příjmů a výdajů jen základ bez DPH.

Daňové odpisy a zůstatkovou cenu vyřazeného majetku přičte Saldo k výdajům ve výpočtu daně (Odpisy a vyřazení ve výpočtu daně). Který režim vyjde levněji, ukáže Porovnat skutečné výdaje, paušál a paušální daň. Kdo do Salda přechází během roku, zadá peníze a neuhrazené faktury podle Zadat počáteční stavy v daňové evidenci.

Shrnutí

• OSVČ bez účetnictví volí daňovou evidenci se skutečnými výdaji, výdajový paušál, nebo paušální daň; účetnictví musí vést mimo jiné po překročení obratu 25 000 000 Kč, a to od druhého roku po roce překročení.
• Daňová evidence obsahuje příjmy a výdaje v členění pro základ daně a majetek a dluhy; příjmy a výdaje se evidují při zaplacení.
• Pořízení hmotného majetku nad 80 000 Kč není výdajem, výdajem jsou daňové odpisy; pojistné OSVČ za sebe a osobní spotřeba výdajem nejsou.
• Výdajový paušál je 80, 60, 40 nebo 30 % příjmů se stropem a zahrnuje všechny výdaje; odpisy se vedou jen evidenčně.
• Paušální daň je jedna měsíční platba ve třech pásmech, v roce 2026 od 9 162 Kč; vstup se oznamuje do 10. ledna.
• Při změně režimu se základ daně za poslední rok upraví o pohledávky, dluhy, zásoby a rezervy podle § 23 odst. 8.
• Při přechodu do účetnictví se stavy z daňové evidence převedou na rozvahové účty a rozdíl aktiv a pasiv jde na účet 491.

Časté otázky