Mzdy v účetnictví: hrubá mzda, pojistné, záloha na daň a zápisy

Mzdové náklady a účty

Mzdy patří do účtové skupiny 52 Osobní náklady. Účtují se zásadně v hrubých částkách a do hrubé mzdy patří i naturální mzda, je-li její součástí (bod 3.4 Českého účetního standardu pro podnikatele č. 019 (otevře se v nové kartě)).

Hrubá mzda je pro firmu náklad celá, i když zaměstnanec dostane na účet méně. Rozdíl mezi hrubou a čistou mzdou firma za zaměstnance odvede: pojistné jeho pojišťovnám a zálohu na daň finančnímu úřadu. Kromě toho platí pojistné ze svého a to je další náklad. Proto se mzda účtuje dvěma skupinami zápisů: náklady na vrub skupiny 52 a dluhy ve prospěch účtů skupin 33 a 34.

Na účtu 331 se vedou analytické účty podle jednotlivých zaměstnanců na mzdových listech (ČÚS 017, bod 3.3.1). Dluhy ke společníkům s.r.o. ze závislé činnosti se účtují ve skupině 36 (ČÚS 017, bod 3.9.4) a v rozvaze nepatří mezi závazky k zaměstnancům (§ 18 odst. 3 a 4 vyhlášky č. 500/2002 Sb.).

Od hrubé mzdy k čisté v roce 2026

Než se mzda zaúčtuje, musí se spočítat. U zaměstnance v pracovním poměru s podepsaným prohlášením poplatníka postup vypadá takto.

1. Sociální pojištění zaměstnance: 7,1 % z vyměřovacího základu, z toho 6,5 % důchodové a 0,6 % nemocenské pojištění (§ 7 odst. 1 písm. d) zákona č. 589/1992 Sb.), zaokrouhleno na celé koruny nahoru (§ 7 odst. 3).
2. Zdravotní pojištění: celkem 13,5 % z vyměřovacího základu (§ 2 odst. 1 zákona č. 592/1992 Sb.). Třetinu hradí zaměstnanec, dvě třetiny zaměstnavatel (§ 9 odst. 2 zákona č. 48/1997 Sb.), tedy 4,5 % a 9 %.
3. Záloha na daň: základem je úhrn příjmů ze závislé činnosti za měsíc, nad 100 Kč zaokrouhlený na celé stokoruny nahoru. Sazba je 15 % do trojnásobku průměrné mzdy a 23 % z části nad ním (§ 38h odst. 1 a 2 ZDP). Pojistné placené zaměstnavatelem se do základu nepřičítá.
4. S podepsaným prohlášením se záloha sníží o slevu na poplatníka 2 570 Kč měsíčně a o daňové zvýhodnění na děti (§ 38h odst. 4 ZDP). Bez prohlášení se slevy měsíčně neuplatní (§ 38h odst. 5).
5. Čistá mzda je hrubá mzda minus pojistné zaměstnance a záloha na daň.

Zaměstnavatel k tomu ze svého zaplatí sociální pojištění 24,8 % (21,5 % důchodové, 2,1 % nemocenské a 1,2 % příspěvek na státní politiku zaměstnanosti, § 7 odst. 1 písm. a) zákona č. 589/1992 Sb.) a svou část zdravotního pojištění 9 %. Minimálním vyměřovacím základem zdravotního pojištění je minimální mzda. Je-li vyměřovací základ zaměstnance nižší a zaměstnanec nemá výjimku podle § 3 odst. 8, doplácí pojistné z rozdílu prostřednictvím zaměstnavatele (§ 3 odst. 6 a 10 zákona č. 592/1992 Sb.).

Ostatní částky roku najdete v přehledu Sazby a limity, čistou mzdu pro libovolnou hrubou mzdu spočítá kalkulačka čisté mzdy.

Jak se zaúčtuje výplatní páska

Mzda se zaúčtuje do měsíce, za který náleží, i když se vyplácí až v dalším měsíci. Náklad patří do období, se kterým časově a věcně souvisí (§ 3 odst. 1 zákona o účetnictví (otevře se v nové kartě)).

1. Hrubá mzda zaměstnance jako náklad a dluh vůči němu, MD 521 / D 331.
2. Pojistné a záloha, které se zaměstnanci strhávají, snižují dluh vůči němu, MD 331 / D 336 a MD 331 / D 342.
3. Pojistné zaměstnavatele je další náklad, MD 524 / D 336.
4. Výplata čisté mzdy vyrovná účet 331, MD 331 / D 221.
5. Odvody pojistného a zálohy vyrovnají účty 336 a 342, MD 336 / D 221 a MD 342 / D 221.

Dluhy ze sociálního zabezpečení a zdravotního pojištění se zaúčtují ve prospěch účtu skupiny 33, u částek hrazených zaměstnavatelem souvztažně s účtem skupiny 52, u částek hrazených zaměstnancem s účtem dluhů vůči zaměstnancům (ČÚS 017, bod 3.3.3).

Výplata, odvody a jejich lhůty

Výplata mzdy

Mzda je splatná po vykonání práce, nejpozději v kalendářním měsíci následujícím po měsíci, ve kterém vzniklo právo na mzdu (§ 141 odst. 1 zákoníku práce (otevře se v nové kartě)). Pravidelný termín výplaty se sjedná nebo určí v rámci tohoto období.

Pojistné

Sociální i zdravotní pojištění za kalendářní měsíc je splatné od 1. do 20. dne následujícího měsíce (§ 9 odst. 1 zákona č. 589/1992 Sb., § 5 odst. 2 zákona č. 592/1992 Sb.). Sociální pojištění se odvádí příslušné územní správě sociálního zabezpečení, zdravotní pojištění pojišťovně, u které je zaměstnanec pojištěn.

Záloha na daň

Úhrn sražených záloh odvede zaměstnavatel nejpozději do 20. dne kalendářního měsíce, v němž povinnost srazit zálohy vznikla (§ 38h odst. 10 ZDP). U mezd, které se zúčtují a vyplácejí v následujícím měsíci, je to v praxi rovněž 20. den následujícího měsíce.

Srážková daň

Odvádí se do konce kalendářního měsíce následujícího po měsíci, ve kterém byl zaměstnavatel povinen daň srazit (§ 38d odst. 3 ZDP).

Hlášení

Vyměřovací základy a pojistné sděluje zaměstnavatel České správě sociálního zabezpečení prostřednictvím jednotného měsíčního hlášení (§ 9 odst. 2 zákona č. 589/1992 Sb.). Termíny všech odvodů a hlášení najdete v daňovém kalendáři.

Mzda za prosinec vyplacená v lednu je nákladem prosince. Pro zálohu na daň se mzdy plynoucí do konce ledna za uplynulé zdaňovací období zahrnují do základu pro výpočet zálohy za toto období (§ 38h odst. 7 ZDP).

Dohody o provedení práce a o pracovní činnosti

Dohody o práci konané mimo pracovní poměr se účtují stejně jako mzda: odměna MD 521 / D 331. Liší se v tom, kdy se z nich platí pojistné a jak se daní.

Dohoda o provedení práce (DPP)

Nejvýše 300 hodin v kalendářním roce u jednoho zaměstnavatele (§ 75 zákoníku práce). Účast na nemocenském a důchodovém pojištění vzniká v měsíci, kdy zúčtovaná odměna dosáhne 25 % průměrné mzdy zaokrouhlených na pětisetkoruny dolů (§ 7a zákona č. 187/2006 Sb.); v roce 2026 je to 12 000 Kč. Odměny z více dohod u téhož zaměstnavatele se sčítají. Pod touto hranicí není pracovník ani plátcem zdravotního pojištění (§ 5 písm. a) bod 3 zákona č. 48/1997 Sb.).

Dohoda o pracovní činnosti (DPČ)

Nejvýše v průměru polovina stanovené týdenní pracovní doby (§ 76 odst. 2 zákoníku práce). Pojistné se platí od rozhodného příjmu 4 500 Kč měsíčně (§ 6 zákona č. 187/2006 Sb.); pod ním není pracovník ani plátcem zdravotního pojištění (§ 5 písm. a) bod 6 zákona č. 48/1997 Sb.).

Srážková daň

Pracovník, který u zaměstnavatele nepodepsal prohlášení poplatníka, je zdaněn srážkovou daní 15 %, pokud úhrn odměn z DPP u téhož zaměstnavatele nedosáhne v měsíci rozhodné částky pro účast na pojištění, nebo úhrn příjmů z jiných vztahů nedosáhne 4 500 Kč (§ 6 odst. 4 a § 36 odst. 2 písm. m) ZDP). Základ i daň se zaokrouhlují na celé koruny dolů (§ 36 odst. 3 ZDP). S prohlášením se počítá záloha a uplatní se sleva na poplatníka.

Náhrady mzdy, benefity, srážky a společníci

Náhrada mzdy při nemoci

Za prvních 14 kalendářních dnů dočasné pracovní neschopnosti platí zaměstnanci náhradu mzdy zaměstnavatel, ve výši 60 % průměrného výdělku upraveného redukčními hranicemi (§ 192 odst. 1 a 2 zákoníku práce). Účtuje se jako mzdový náklad MD 521 / D 331.

Příspěvek na stravování

Peněžitý příspěvek na stravování je u zaměstnance osvobozen od daně do 70 % horní hranice stravného pro pracovní cestu 5 až 12 hodin za směnu, ve které pracoval aspoň 3 hodiny a nevzniklo mu stravné z pracovní cesty (§ 6 odst. 9 písm. b) ZDP); v roce 2026 je to 129,50 Kč. Osvobozená část nepatří do vyměřovacího základu pojistného, protože ten tvoří jen příjmy, které jsou předmětem daně a nejsou od ní osvobozeny (§ 5 odst. 1 zákona č. 589/1992 Sb., § 3 odst. 1 zákona č. 592/1992 Sb.).

Dovolená proplacená až v dalším roce

Náhrada mzdy za nevyčerpanou dovolenou přísluší jen při skončení pracovního poměru (§ 222 odst. 2 zákoníku práce). Vznikne-li na ni nárok a bude proplacena až v příštím účetním období, zaúčtuje se k rozvahovému dni jako dohadná položka pasivní na účet 389 (ČÚS 017, bod 3.11.7). Dohadné položky vysvětluje kapitola Náklady, výnosy a časové rozlišení.

Srážky ze mzdy

Exekuční nebo insolvenční srážku zaměstnavatel strhne z čisté mzdy a pošle oprávněnému. Účtuje se MD 331 / D 379 a odeslání MD 379 / D 221.

Zálohy na pracovní cesty

Záloha vyplacená zaměstnanci je pohledávka na účtu 335 a zúčtuje se při vyúčtování cesty (ČÚS 017, bod 3.3.2). Výpočet náhrad ukazuje kalkulačka cestovních náhrad.

Společník a jednatel s.r.o.

Mzda společníka s.r.o. za práci pro společnost se účtuje MD 522 / D 366, odměna jednatele nebo jiného člena orgánu obchodní korporace na vrub účtu 523. Pro daň z příjmů jde v obou případech o příjem ze závislé činnosti (§ 6 odst. 1 písm. b) a c) ZDP).

Jak to vede Saldo

Saldo spočítá výplatní pásky podle sazeb roku 2026, včetně slev, srážkové daně u dohod a doplatku zdravotního pojištění, viz Co výpočet mzdy zahrnuje. Tlačítkem Zaúčtovat zapíše pásku k poslednímu dni měsíce stejnými zápisy jako v příkladu 1: 521/331, 331/336, 331/342, 524/336, příspěvek na stravování 527/331 a srážky 331/379.

• Pojistné zaměstnavatele zaokrouhlí za celý měsíc stejně jako hlášení ČSSZ a případný rozdíl proti páskám zaúčtuje zvláštním zápisem.
• Výplaty a odvody zaúčtujete z bankovního výpisu na účty 331, 336 a 342, viz Výplata a odvody. Hromadný příkaz k úhradě připraví v Přehledech mezd.
• Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele připraví jako XML k podání, viz JMHZ.
• Analytické účty 331, 336 a 342 po zaměstnancích a pojišťovnách Saldo nevede; rozpis po lidech dávají výplatní pásky a mzdový list.
• OSVČ v daňové evidenci pásky nezaúčtuje, jen uzavře; mzdy se do peněžního deníku dostanou až platbou.

Shrnutí

• Mzdy se účtují v hrubých částkách na účet 521, pojistné zaměstnavatele na účet 524.
• Dluh vůči zaměstnanci je na účtu 331, pojistné k odvodu na 336, zálohy a srážková daň na 342.
• V roce 2026 platí zaměstnanec 7,1 % sociální a 4,5 % zdravotní pojištění, zaměstnavatel 24,8 % a 9 %.
• Záloha na daň je 15 % ze zaokrouhlené hrubé mzdy (23 % nad 146 901 Kč) a s prohlášením se sníží o slevu 2 570 Kč.
• Mzda je nákladem měsíce, za který náleží; pojistné se odvádí do 20. dne následujícího měsíce.
• DPP pod 12 000 Kč a DPČ pod 4 500 Kč měsíčně nezakládají pojistné; bez prohlášení se z nich sráží daň 15 %.
• Pojistné zaměstnavatele je daňovým nákladem, jen pokud je zaplacené do konce ledna následujícího roku.

Časté otázky