Peníze v účetnictví: pokladna, banka, peníze na cestě a kurzové rozdíly

Peníze v účetnictví a v rozvaze

O penězích se účtuje v účtové třídě 2. Peněžní prostředky a ceniny se oceňují jmenovitou hodnotou (§ 25 odst. 1 písm. e) zákona o účetnictví) a v cizí měně se vedou v korunách i v cizí měně (§ 4 odst. 12).

Pokladna (211)

Na účtu 211 se účtuje stav a pohyb hotovosti na základě pokladních dokladů (ČÚS č. 016, bod 3.2.1). Příjem hotovosti dokládá příjmový pokladní doklad, výdej výdajový pokladní doklad.

• Příjem do pokladny se účtuje MD 211 / D například 602 nebo 311, výdej MD například 501 nebo 321 / D 211. Pokladní doklad je účetní doklad a musí mít náležitosti podle § 11 zákona o účetnictví (kapitola Účetní doklady).
• Pro každou pokladnu se v praxi vede vlastní analytický účet; valuty se na analytických účtech vedou odděleně podle jednotlivých měn (ČÚS č. 016, bod 3.2.1).
• Hotovost, kterou firma svěří zaměstnanci na předem určený účel, například zálohu na pracovní cestu, je pohledávkou za zaměstnancem: MD 335 / D 211 (ČÚS č. 016, bod 3.2.1).
• Pokladní kniha je chronologický přehled příjmů, výdajů a průběžného zůstatku pokladny. V podvojném účetnictví odpovídá knize analytického účtu pokladny.
• Zůstatek pokladny nemůže být záporný. Záporný stav v účetnictví znamená, že chybí příjmový doklad nebo výběr z banky, případně má výdaj špatné datum.

Hotovost se inventarizuje fyzickou inventurou, tedy přepočítáním. Rozdíl mezi skutečností a účetním stavem je u peněžní hotovosti a cenin schodek, nebo přebytek (§ 30 odst. 10 zákona o účetnictví, ČÚS č. 016, bod 3.2.3). Schodek se zaúčtuje do nákladů a přebytek do výnosů, podle ČÚS č. 007 na účty jiných provozních nebo finančních nákladů a výnosů. V účtovém rozvrhu Salda připadá pro schodek v úvahu 549 Manka a škody z provozní činnosti nebo 569 Manka a škody na finančním majetku, pro přebytek 648 nebo 668. Pro daň z příjmů je schodek výdajem jen do výše náhrady (§ 25 odst. 1 písm. n) zákona o daních z příjmů).

Bankovní účty (221)

Na účtu 221 se účtuje na základě oznámení banky o přijatých a provedených platbách, tedy výpisů z účtu (ČÚS č. 016, bod 3.3.1). Výpis je účetním dokladem.

• Analytické účty se vedou podle jednotlivých účtů, které má firma otevřené v bankách nebo ve spořitelních a úvěrních družstvech (ČÚS č. 016, bod 3.3.2).
• Úhrada od odběratele se účtuje MD 221 / D 311, úhrada dodavateli MD 321 / D 221.
• Poplatky bance jsou finančním nákladem MD 568 / D 221 (ČÚS č. 019, bod 3.8.5). Připsané úroky se účtují MD 221 / D 662, placené úroky z úvěru MD 562 / D 221.
• Účty peněžních prostředků mají zpravidla aktivní zůstatek. Je-li účet k rozvahovému dni v minusu, například při kontokorentu, vykáže se zůstatek jako krátkodobý závazek k úvěrovým institucím (§ 12a odst. 2 vyhlášky).
• Krátkodobé úvěry, poskytnuté nejvýše na jeden rok, se účtují na 231; protějškem je obvykle bankovní účet (ČÚS č. 016, bod 3.4).

Na konci měsíce i roku se zůstatek účtu 221 (a každé jeho analytiky) musí shodovat se zůstatkem na výpisu. Rozdíl znamená nezaúčtovaný pohyb, nebo chybu v zápisu.

Peníze na cestě (261)

Účet 261 patří do účtové skupiny 26 Převody mezi finančními účty. Překlenuje časový nesoulad mezi výběrem nebo vkladem hotovosti a výpisem z banky a mezi převody mezi vlastními účty (ČÚS č. 016, body 3.3.1 a 3.7).

• Výběr hotovosti z banky: výpis MD 261 / D 221, příjmový pokladní doklad MD 211 / D 261.
• Vklad hotovosti na účet: výdajový pokladní doklad MD 261 / D 211, výpis MD 221 / D 261.
• Převod mezi vlastními účty, který dorazí až další den: výpis odesílajícího účtu MD 261 / D 221001, výpis přijímajícího účtu MD 221002 / D 261.

Když jsou zaúčtovány obě strany, je účet 261 vyrovnaný. Zůstatek na konci měsíce znamená peníze, které skutečně cestují, nebo chybějící doklad. Výhodou je, že každá strana se účtuje podle vlastního dokladu a k datu, kdy se pohyb skutečně stal.

Cizí měna a kurzové rozdíly (563, 663)

Pohledávky, závazky, peníze a ceniny v cizí měně se vedou v korunách i v cizí měně (§ 4 odst. 12 zákona o účetnictví). Na koruny se přepočítávají dvakrát: k okamžiku účetního případu a k rozvahovému dni.

• K okamžiku účetního případu se přepočítává obecným kurzem, tedy kurzem ČNB pro den přepočtu; lze použít i kurz vyhlášený pro předcházející den (§ 24c odst. 1 písm. a) a § 24d odst. 1 a 3 zákona o účetnictví).
• Místo denního kurzu může firma podle vnitřního předpisu používat pevný kurz, tedy kurz ČNB z prvního dne zvoleného období, které skončí nejpozději posledním dnem účetního období (§ 24c odst. 2 a § 24d odst. 4).
• Při nákupu nebo prodeji cizí měny za koruny lze použít kurz, za který se obchod uskutečnil (§ 24d odst. 6).
• K rozvahovému dni se kurzem ČNB přepočítají jen položky uvedené v § 4 odst. 12, tedy zejména pohledávky, závazky a peníze v cizí měně (§ 24c odst. 1 písm. b)).
• Kurzové rozdíly se účtují na vrub účtu finančních nákladů nebo ve prospěch účtu finančních výnosů (§ 60 odst. 1 vyhlášky), v rozvrhu Salda na 563 Kurzové ztráty a 663 Kurzové zisky.
• U pohybů na účtech skupin 21, 22 a 26 a při postupném splácení pohledávek a dluhů lze kurzové rozdíly vyúčtovat až k rozvahovému dni (§ 60 odst. 2 vyhlášky).

Kurzový rozdíl vzniká zejména při úhradě dluhu, inkasu pohledávky, zápočtu a převodu zálohy na úhradu (ČÚS č. 006, bod 2.2). Pro DPH platí vlastní pravidlo: cizí měna se přepočítá kurzem ke dni vzniku povinnosti přiznat daň (§ 4 odst. 8 zákona o DPH), viz kapitola DPH v praxi.

Limit pro platby v hotovosti

Zákon o omezení plateb v hotovosti určuje, že platbu vyšší než 270 000 Kč je nutné provést bezhotovostně. Povinnost má plátce i příjemce: příjemce takovou platbu v hotovosti nesmí přijmout (§ 4 odst. 1 a 2).

• Do limitu se sčítají všechny platby v české i cizí měně, které týž plátce zaplatí témuž příjemci během jednoho kalendářního dne (§ 4 odst. 4).
• Platba v cizí měně se přepočítá kurzem devizového trhu vyhlášeným ČNB a platným ke dni platby (§ 4 odst. 3).
• Platbou není vklad hotovosti na účet u banky ani výběr z něj (§ 2 odst. 2 písm. a)).
• Povinnost se nevztahuje mimo jiné na platby daní a poplatků podle daňového řádu nebo celního zákona a na povinné platby z pracovněprávních vztahů (§ 3 odst. 2).

Jak to vede Saldo

Ke každému bankovnímu účtu a pokladně založí Saldo vlastní analytický účet, například 221001 nebo 211001 (Přidat bankovní účet nebo pokladnu). Výpisy nahrajete nebo stáhnete a Saldo pohyby spáruje s doklady (Spárovat platbu s dokladem).

• Pokladní doklad se vystavením rovnou zaúčtuje proti účtu pokladny a pokladní kniha ukazuje průběžný zůstatek (Pokladna). Na záporný zůstatek Saldo upozorní (Záporný zůstatek pokladny).
• Výběr z banky do pokladny a vklad na účet doporučuje Saldo účtovat přes 261, aby měla hotovost doklad v pokladní knize (Výběr z banky a vklad na účet).
• Inventura pokladny porovná spočítanou hotovost se stavem podle pokladní knihy a rozdíl zaúčtuje interním dokladem: schodek MD 549 / D pokladna, přebytek MD pokladna / D 668 (Pokladní kniha a inventura).
• U pokladního dokladu nad 270 000 Kč a u hotovostních plateb jednomu partnerovi nad 270 000 Kč za den Saldo upozorní na limit (Hotovostní limit).
• Úhradu dokladu v cizí měně ocení skutečně připsanou korunovou částkou, jinak kurzem ČNB ke dni úhrady, a rozdíl zaúčtuje na 563 nebo 663. Po skončení roku přepočítá otevřené položky a devizové účty kurzem ČNB k rozvahovému dni; přepočet faktur stornuje k 1. 1., což je postup Salda, ne požadavek zákona (Kurzové rozdíly k rozvahovému dni).

Shrnutí

• Peníze a ceniny se oceňují jmenovitou hodnotou; v cizí měně se vedou v korunách i v cizí měně.
• Pokladna 211 se účtuje podle pokladních dokladů, bankovní účty 221 podle výpisů, každý účet a pokladna má vlastní analytiku.
• Účet 261 Peníze na cestě překlenuje výběry, vklady a převody mezi účty, dokud nedorazí druhá strana.
• Rozdíl při inventuře hotovosti je schodek, nebo přebytek; schodek je daňovým výdajem jen do výše náhrady.
• Cizí měna se přepočítává kurzem ČNB k okamžiku účetního případu a k rozvahovému dni, kurzové rozdíly jdou na 563 a 663.
• Platbu nad 270 000 Kč za den mezi týmiž osobami je nutné provést bezhotovostně; hotovostní platbu nad limit nesmí přijmout ani příjemce.

Časté otázky