Učebnice účetnictví · kapitola 2 z 16
Účetní doklady: druhy, náležitosti, oběh, opravy a archivace
Bez dokladu se v účetnictví nic nezapíše. Kapitola vysvětluje, jaké doklady firma používá, co na nich musí být, jak se doklad liší od daňového dokladu, jak doklady obíhají a opravují se a jak dlouho je musíte uchovávat.
Na této stránce
Co je účetní doklad
Účetní jednotka musí každý účetní případ zachytit účetním dokladem a zapsat ho do účetních knih jen na základě průkazného záznamu (§ 6 odst. 1 a 2 zákona o účetnictví). Doklad je tedy důkaz, že se něco stalo a za kolik.
- Doklad se vyhotovuje bez zbytečného odkladu po zjištění skutečnosti, kterou zachycuje (§ 11 odst. 2).
- Může mít listinnou, technickou (elektronickou) nebo smíšenou formu (§ 33 odst. 2). Na všechny formy se pohlíží stejně (§ 33 odst. 6), takže faktura v PDF je stejně dobrý doklad jako papírová.
- Převodem z jedné formy do jiné, například naskenováním účtenky, vzniká nový účetní záznam. Účetní jednotka musí zajistit, že má stejný obsah jako původní (§ 33 odst. 3).
- Účetnictví se vede česky. Doklad v cizím jazyce je přípustný, pokud je srozumitelný (§ 4 odst. 13 a § 8 odst. 5).
Účetní doklad je jeden z účetních záznamů. Mezi další patří účetní zápisy, účetní knihy, odpisový plán, inventurní soupisy, účtový rozvrh nebo účetní závěrka (§ 4 odst. 11). Všechny musí být průkazné: jejich obsah se prokáže porovnáním se skutečností, jinými průkaznými záznamy, nebo u skutečností uvnitř firmy podpisovým záznamem odpovědné osoby (§ 33a odst. 1).
Druhy účetních dokladů
Zákon druhy dokladů nevyjmenovává. V praxi se rozlišují doklady vnější, které přicházejí od obchodních partnerů, banky nebo úřadů, a vnitřní, které vystavuje firma sama. Jeden doklad může zachytit jeden případ, nebo souhrnně víc případů (§ 11 odst. 1).
| Doklad | Co zachycuje | Typický zápis MD / D |
|---|---|---|
| Vydaná faktura | Prodej výrobků, zboží nebo služeb s pozdější úhradou | 311 / 6xx, u plátce DPH i 311 / 343 |
| Přijatá faktura | Nákup od dodavatele s pozdější úhradou | 5xx, 0xx nebo 1xx / 321, u plátce i 343 / 321 |
| Příjmový pokladní doklad | Hotovost přijatá do pokladny | 211 / účet podle obsahu |
| Výdajový pokladní doklad | Hotovost vydaná z pokladny | účet podle obsahu / 211 |
| Bankovní výpis | Příchozí a odchozí platby na bankovním účtu | 221 / … nebo … / 221 |
| Interní doklad | Operace uvnitř firmy: časové rozlišení, dohadné položky, opravy, přeúčtování | podle obsahu |
| Mzdové doklady | Mzdy, pojistné a daň ze závislé činnosti | 521 / 331, 524 / 336 a další |
| Zálohová faktura | Výzva k zaplacení zálohy; účtuje se až přijatá nebo zaplacená záloha | při úhradě 221 / 324 nebo 314 / 221 |
Plátce DPH, který přijme zálohu, vystaví k ní daňový doklad, pokud mu ke dni přijetí úplaty vznikla povinnost přiznat daň (§ 28 odst. 1 písm. d) zákona o DPH). Mzdám se věnuje kapitola Mzdy v účetnictví, zálohám kapitola Pohledávky a závazky.
Náležitosti účetního dokladu podle § 11
Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat (§ 11 odst. 1 zákona o účetnictví):
- označení účetního dokladu, tedy jeho jednoznačné číslo,
- obsah účetního případu a jeho účastníky,
- peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství,
- okamžik vyhotovení účetního dokladu,
- okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení,
- podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.
Údaje nemusí být na jednom papíře. Mohou být rozložené do více účetních záznamů, které propojuje identifikátor, například číslo dokladu. Obsah a částka se mohou týkat více účetních případů a jeden podpisový záznam může platit pro více dokladů (§ 11 odst. 1). Proto přijatá faktura od dodavatele nemusí nést váš podpis; podpisový záznam může být v účetním programu nebo na souhrnném záznamu o schválení.
Podpisový záznam
Podpisovým záznamem je vlastnoruční podpis, uznávaný elektronický podpis, nebo obdobný průkazný záznam v technické formě, který zaručuje průkaznou a jednoznačnou původnost. U záznamů, které se týkají jen skutečností uvnitř firmy, stačí i zaručený elektronický podpis (§ 33a odst. 4). Obdobným záznamem v technické formě může být například schválení v účetním programu, ze kterého je zřejmé, kdo a kdy doklad schválil.
- Na dokladu jsou dva podpisové záznamy: osoby odpovědné za účetní případ (například jednatele, který nákup objednal) a osoby odpovědné za zaúčtování (účetní). Může jít o tutéž osobu.
- K účetnímu zápisu se připojuje podpisový záznam osoby odpovědné za jeho provedení, pokud jde o jinou osobu, než která odpovídá za zaúčtování (§ 12 odst. 2).
- Kdo smí podpisové a identifikační záznamy připojovat a za co odpovídá, musí firma stanovit vnitřním předpisem (§ 33a odst. 10).
- Identifikační záznam, například přihlašovací jméno uživatele, které program připojí k zápisu automaticky, podpisovým záznamem není, ale pomáhá určit odpovědnost (§ 33a odst. 8).
Účetní doklad a daňový doklad
Faktura plátce DPH je zároveň účetním dokladem podle zákona o účetnictví a daňovým dokladem podle zákona o DPH. Každý zákon na ni klade vlastní požadavky a firma musí splnit oba.
| Hledisko | Účetní doklad | Daňový doklad |
|---|---|---|
| Kdo ho potřebuje | Každá účetní jednotka | Plátce DPH; u některých plnění do zahraničí i osoba povinná k dani |
| Náležitosti | § 11 zákona o účetnictví | § 29 zákona o DPH, zjednodušený doklad § 30a |
| Lhůta pro vystavení | Bez zbytečného odkladu (§ 11 odst. 2) | Do 15 dnů ode dne, kdy vznikla povinnost přiznat daň (§ 28 odst. 8) |
| Podpis | Podpisový záznam (§ 11 odst. 1 písm. f)) | Není náležitostí; musí být zajištěna věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost (§ 34) |
| Elektronická podoba | Rovnocenná listinné (§ 33 odst. 6) | Se souhlasem odběratele (§ 26 odst. 3) |
| Úschova | 5 let od konce účetního období (§ 31 odst. 2 písm. b)) | 10 let od konce zdaňovacího období plnění (§ 35 odst. 2) |
| Oprava | Opravný zápis podle § 35 zákona o účetnictví | Opravný daňový doklad (§ 45 zákona o DPH) |
Pro odpočet DPH musí mít plátce daňový doklad (§ 73 odst. 1 písm. a) zákona o DPH). Pokud doklad nemá všechny předepsané náležitosti, lze nárok prokázat jiným způsobem (§ 73 odst. 5). Zjednodušený daňový doklad lze vystavit, když celková částka za plnění není vyšší než 10 000 Kč (§ 30 odst. 1). Co přesně musí faktura obsahovat, shrnuje průvodce Náležitosti faktury, DPH podrobně kapitola DPH v praxi.
Řešený příklad: doklady jednoho měsíce
Zelená kancelář s.r.o. (smyšlená firma, plátce DPH) v září 2026 přijala fakturu za opravu tiskárny, vystavila fakturu za administrativní služby, koupila za hotové papír a k měsíci zaúčtovala odhad spotřeby elektřiny. Sazba DPH je 21 %.
| Účetní případ | Částka | MD | D |
|---|---|---|---|
| Přijatá faktura FP20260045 – oprava tiskárny, základ | 10 000 | 511 Opravy a udržování | 321 Dodavatelé |
| Přijatá faktura FP20260045 – DPH 21 % | 2 100 | 343 Daň z přidané hodnoty | 321 Dodavatelé |
| Vydaná faktura FV20260031 – administrativní služby, základ | 40 000 | 311 Odběratelé | 602 Tržby z prodeje služeb |
| Vydaná faktura FV20260031 – DPH 21 % | 8 400 | 311 Odběratelé | 343 Daň z přidané hodnoty |
| Výdajový pokladní doklad VP20260004 – papír podle účtenky, základ | 1 000 | 501 Spotřeba materiálu | 211 Pokladna |
| Výdajový pokladní doklad VP20260004 – DPH 21 % | 210 | 343 Daň z přidané hodnoty | 211 Pokladna |
| Bankovní výpis č. 9 – úhrada FP20260045 | 12 100 | 321 Dodavatelé | 221 Bankovní účty |
| Bankovní výpis č. 9 – úhrada FV20260031 odběratelem | 48 400 | 221 Bankovní účty | 311 Odběratelé |
| Interní doklad ID20260009 – dohadná položka na elektřinu za září | 3 000 | 502 Spotřeba energie | 389 Dohadné účty pasivní |
Každý zápis má svůj doklad. Výdajový pokladní doklad je vnitřní doklad firmy a účtenka z obchodu je k němu přílohou. Interní doklad nahrazuje vnější doklad tam, kde žádný není: fakturu za elektřinu dodavatel vystaví až po odečtu, ale náklad patří do září. Dohadným položkám se věnuje kapitola Náklady, výnosy a časové rozlišení.
Oběh dokladů
Zákon nepředepisuje, kudy má doklad ve firmě projít. Stanoví jen, že doklad se vyhotoví bez zbytečného odkladu a zápisy se provádějí průběžně (§ 11 odst. 2 a § 12 odst. 2). Postup si firma upraví směrnicí. Osvědčená praxe vypadá takto:
- Přijetí nebo vyhotovení dokladu. Přijatý doklad dostane vlastní evidenční číslo, číslo dodavatele se uchová zvlášť. Vydané doklady se obvykle číslují v nepřerušené číselné řadě.
- Věcná kontrola. Osoba odpovědná za účetní případ ověří, že plnění proběhlo v uvedeném rozsahu a za dohodnutou cenu.
- Formální kontrola. Účetní ověří náležitosti podle § 11 zákona o účetnictví, u daňového dokladu i podle zákona o DPH.
- Schválení. Odpovědná osoba připojí podpisový záznam, u výdajů obvykle zároveň schválí úhradu.
- Předkontace a zaúčtování. Určí se účty MD a Dal a doklad se zaúčtuje do období, se kterým souvisí.
- Úhrada a spárování. Platba z bankovního výpisu nebo pokladny se přiřadí k dokladu.
- Úschova. Doklad se uloží tak, aby byl dohledatelný a čitelný po celou dobu úschovy.
Jak to vede Saldo: přijaté faktury a účtenky nahrajete jako PDF, fotku nebo e-fakturu ISDOC a Saldo z nich připraví koncept s přiloženým originálem (Nahrát PDF, fotku nebo ISDOC). Vystavením dostane doklad evidenční číslo Salda, číslo dodavatele zůstane v samostatném poli. Firma si může zapnout schvalování výdajů, které ukládá každé rozhodnutí s osobou, časem a důvodem. Kdo co vystavil, upravil nebo smazal, zaznamenává Historie změn. Zda vám schválení v Saldu stačí jako podpisový záznam, stanovte ve vnitřní směrnici.
Opravy dokladů a záznamů
Opravy nesmějí vést k neúplnosti, neprůkaznosti, nesprávnosti, nesrozumitelnosti nebo nepřehlednosti účetnictví. Chybný záznam musí účetní jednotka opravit bez zbytečného odkladu (§ 35 odst. 1 a 2 zákona o účetnictví).
U každé opravy musí jít určit, kdo ji provedl, kdy, jaký byl obsah záznamu před opravou a jaký po ní (§ 35 odst. 3). Doplnění informace, které nemění původní obsah a nezpůsobí nejednoznačnost, se za opravu nepovažuje (§ 35 odst. 7).
- Na papírovém dokladu chybný údaj přeškrtněte tak, aby zůstal čitelný, připište správný údaj, datum opravy a podpis. Přepisování, gumování a korektor zákon nezakazuje výslovně, ale nesplní požadavek, aby byl vidět obsah před opravou.
- V účetním programu se oprava projeví novou verzí záznamu nebo opravným zápisem. Původní obsah se nesmí ztratit.
- Daňový doklad, který už má odběratel, opraví plátce opravným daňovým dokladem (§ 45 zákona o DPH). Ten obsahuje mimo jiné evidenční číslo původního dokladu, důvod opravy a rozdíly základu, daně a celkové částky.
- Odběratel, který si DPH z původní faktury odečetl, musí odpočet snížit (§ 74 odst. 1 zákona o DPH).
- Chybný účetní zápis se opravuje stornem a správným zápisem, viz Opravy účetních zápisů.
Řešený příklad: dobropis po reklamaci
Odběratel Zelené kanceláře s.r.o. reklamoval část služeb z faktury FV20260031, kterou už zaplatil. Firma mu poskytla slevu 5 000 Kč bez DPH, vystavila opravný daňový doklad OV20260002 a přeplatek vrátila.
| Účetní případ | Částka | MD | D |
|---|---|---|---|
| Opravný daňový doklad OV20260002 – snížení základu | −5 000 | 311 Odběratelé | 602 Tržby z prodeje služeb |
| Opravný daňový doklad OV20260002 – snížení DPH 21 % | −1 050 | 311 Odběratelé | 343 Daň z přidané hodnoty |
| Bankovní výpis č. 10 – vrácení přeplatku odběrateli | 6 050 | 311 Odběratelé | 221 Bankovní účty |
Opravný doklad se zaúčtuje na stejné účty jako původní faktura se zápornými částkami, takže tržby i DPH klesnou o opravenou částku. Po dobropisu má účet 311 u tohoto odběratele zůstatek na straně Dal 6 050 Kč, tedy přeplatek, který vrácením peněz zmizí. Původní faktura FV20260031 se nemění.
V Saldu vystavíte dobropis z detailu faktury (Vystavit dobropis k faktuře). Vystavenou fakturu Saldo nedovolí přepsat v částkách, datech ani položkách a každé vystavení, opravu a storno uloží jako verzi dokladu se jménem, časem a původními i novými hodnotami.
Archivace dokladů
Doba úschovy se počítá od konce účetního nebo zdaňovacího období, kterého se záznam týká. Platí vždy ta nejdelší lhůta ze všech předpisů, které se na doklad vztahují.
| Záznam | Doba úschovy | Předpis |
|---|---|---|
| Účetní závěrka a výroční zpráva | 10 let od konce účetního období | § 31 odst. 2 písm. a) zákona o účetnictví |
| Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh | 5 let od konce účetního období | § 31 odst. 2 písm. b) zákona o účetnictví |
| Záznamy, kterými firma dokládá formu vedení účetnictví | 5 let od konce účetního období | § 31 odst. 2 písm. c) zákona o účetnictví |
| Daňové doklady plátce DPH | 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo | § 35 odst. 2 zákona o DPH |
| Záznamy potřebné pro daň z příjmů | Dokud neuplyne lhůta pro stanovení daně, základně 3 roky od konce lhůty pro podání přiznání, s možným prodloužením | § 32 odst. 1 zákona o účetnictví, § 148 daňového řádu |
| Mzdové listy a záznamy pro důchodové pojištění | 45 kalendářních roků po roce, kterého se týkají; u poživatelů starobního důchodu 10 let | § 35a odst. 4 písm. c) zákona č. 582/1991 Sb. |
| Daňová evidence OSVČ | Za všechna období, pro která neuplynula lhůta pro stanovení daně | § 7b odst. 5 zákona o daních z příjmů |
- Trvá-li záruční lhůta nebo reklamace déle, uchovává se doklad po celou dobu jejího běhu. Doklad k nezaplacené pohledávce nebo nesplněnému závazku se uchovává do konce prvního účetního období po jejich vyrovnání (§ 32 odst. 3 zákona o účetnictví).
- Daňové doklady lze uchovávat elektronicky, s daty, která zaručují věrohodnost původu a neporušenost obsahu (§ 35a zákona o DPH). Uchovatel se sídlem v tuzemsku je uchovává v tuzemsku, ledaže k nim má nepřetržitý dálkový přístup (§ 35 odst. 3).
- Účetní jednotka musí záznamy chránit před zneužitím, poškozením, zničením, ztrátou a neoprávněnou změnou (§ 33 odst. 9 zákona o účetnictví) a mít prostředky, kterými je převede do čitelné podoby (§ 33 odst. 7).
- Při zániku firmy přechází povinnost úschovy na právního nástupce, likvidátora nebo insolvenčního správce (§ 31 odst. 3 zákona o účetnictví).
Jak to vede Saldo: originály ukládá u záznamů, ke kterým patří, tedy přílohy u dokladů a výpisy v archivu výpisů (Kde jsou originály). Úplný archiv firmy stáhnete jako ZIP (Stáhnout úplný archiv firmy) a uložíte ho mimo Saldo. Firmu se záznamy mladšími než 10 let jde smazat až po stažení úplného archivu.
Shrnutí
- Každý účetní případ se zachytí dokladem a bez průkazného dokladu se neúčtuje.
- Účetní doklad obsahuje označení, obsah a účastníky, částku, okamžik vyhotovení, okamžik případu, liší-li se, a dva podpisové záznamy (§ 11 zákona o účetnictví).
- Podpisovým záznamem je i průkazný elektronický záznam; kdo smí podepisovat, určí firma vnitřním předpisem.
- Faktura plátce DPH musí splnit náležitosti účetního i daňového dokladu a vystavuje se do 15 dnů od vzniku povinnosti přiznat daň.
- Oběh dokladů si firma upraví směrnicí; zákon žádá vyhotovení bez zbytečného odkladu a průběžné účtování.
- Oprava musí ukázat původní i nový obsah, kdo ji provedl a kdy; daňový doklad se opravuje opravným daňovým dokladem.
- Účetní doklady se uchovávají 5 let, závěrka 10 let, daňové doklady plátce 10 let a mzdové listy 45 let.
Časté otázky
Co musí obsahovat účetní doklad?
Označení dokladu, obsah účetního případu a jeho účastníky, peněžní částku nebo cenu za jednotku a množství, okamžik vyhotovení, okamžik uskutečnění případu, liší-li se, a podpisové záznamy osob odpovědných za případ a za zaúčtování (§ 11 odst. 1 zákona o účetnictví).
Musí být na faktuře podpis?
Mezi náležitostmi daňového dokladu podpis není. Účetní doklad potřebuje podpisový záznam, ten ale může být v jiném záznamu propojeném s fakturou, například jako schválení v účetním programu (§ 11 odst. 1 a § 33a odst. 4 zákona o účetnictví).
Jak dlouho se musí uchovávat účetní doklady?
Pět let od konce účetního období, kterého se týkají (§ 31 odst. 2 písm. b) zákona o účetnictví). Daňové doklady plátce DPH deset let od konce zdaňovacího období (§ 35 odst. 2 zákona o DPH), mzdové listy 45 let.
Stačí uchovávat doklady jen elektronicky?
Ano. Na listinnou a technickou formu účetního záznamu se pohlíží stejně (§ 33 odst. 6 zákona o účetnictví) a daňové doklady lze uchovávat elektronicky (§ 35a zákona o DPH). Při převodu z papíru musí mít nový záznam stejný obsah jako původní (§ 33 odst. 3 zákona o účetnictví).
Jak opravit chybně vystavenou fakturu?
Pokud ji odběratel už má, vystaví plátce opravný daňový doklad s důvodem opravy a rozdílem základu a daně (§ 45 zákona o DPH). Původní fakturu nepřepisuje.
Účtuje se zálohová faktura?
Zálohová faktura je výzva k platbě a obvykle se neúčtuje. Zaúčtuje se až přijatá nebo zaplacená záloha podle výpisu; plátce DPH k přijaté záloze vystaví daňový doklad, pokud mu vznikla povinnost přiznat daň.